Política de Privacidade
Esta Política descreve como a Axcen (ASF Consultoria e Administração Ltda.) trata os dados pessoais de quem visita nosso site, de quem utiliza a plataforma Axcen CRM como administrador ou usuário de uma organização cliente, e de contatos, leads e clientes finais cujos dados chegam à plataforma por meio de uma organização cliente, inclusive a partir de portais imobiliários e de formulários de anúncios da Meta (Facebook e Instagram).
Esta Política é regida pela Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Sumário
- Quem somos
- Tipos de tratamento e papéis
- Dados coletados
- Dados recebidos da Meta (Facebook e Instagram)
- Bases legais
- Finalidades do tratamento
- Compartilhamento com terceiros
- Tempo de retenção
- Direitos do titular
- Exclusão de dados
- Cookies
- Segurança da informação
- Crianças e adolescentes
- Autoridade Nacional (ANPD)
- Alterações desta Política
- Contato
1. Quem somos
Controlador dos dados:
- Razão social: ASF Consultoria e Administração Ltda.
- Nome comercial: Axcen
- CNPJ: 59.720.430/0001-20
- Endereço: Rua Guararapes, 305, 171B — Brooklin Paulista — São Paulo/SP — CEP 04561-000
- E-mail institucional: contato@axcen.com.br
Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO): Renan Magrini — renanmagrini@axcen.com.br
Você pode contatar o Encarregado a qualquer momento para esclarecer dúvidas sobre o tratamento de seus dados, exercer seus direitos como titular ou apresentar reclamações.
2. Tipos de tratamento e papéis
A Axcen atua em dois papéis distintos, dependendo da categoria de dados.
2.1. Como controladora
A Axcen é controladora dos dados de:
- Administradores e usuários das organizações que contratam a Plataforma (nome, e-mail corporativo, senha em hash, dados de cadastro);
- Visitantes do site institucional e canais de comunicação (e-mail de contato, dados técnicos de navegação);
- Prospects e leads comerciais captados em campanhas de aquisição da própria Axcen.
2.2. Como operadora
A Axcen é operadora dos dados que as organizações clientes inserem ou recebem na Plataforma sobre seus próprios contatos, leads, clientes finais, fornecedores e demais terceiros — inclusive leads recebidos automaticamente de portais imobiliários, do site da organização cliente e de formulários de anúncios da Meta conectados pela organização cliente. Nesse caso:
- O controlador é a organização cliente;
- A Axcen processa esses dados exclusivamente conforme as instruções do controlador;
- As relações entre operadora e controlador são regidas pelo Acordo de Tratamento de Dados (DPA) da Axcen.
3. Dados coletados
3.1. Quando você é administrador ou usuário de uma organização cliente
| Categoria | Exemplos | Forma de coleta |
|---|---|---|
| Cadastrais | nome completo, e-mail corporativo, cargo | Cadastro via convite do administrador |
| Autenticação | senha (armazenada em hash), token de sessão | Login na Plataforma |
| Uso da Plataforma | telas acessadas, ações executadas, data e hora | Automaticamente, durante a sessão |
| Técnicos | endereço IP, navegador, sistema operacional, identificador de dispositivo | Automaticamente, nas requisições |
| Auditoria | registros de quem alterou o quê, e quando | Automaticamente, nas ações relevantes |
3.2. Quando você é contato, lead ou cliente final de uma organização cliente da Axcen
| Categoria | Exemplos |
|---|---|
| Identificação | nome, e-mail, telefone, empresa, cargo |
| Interesse | imóvel ou anúncio de interesse, mensagem enviada, data solicitada para visita, perfil de busca informado ao portal |
| Comerciais | histórico de interações, anotações, etapa no funil de vendas, valor de propostas |
| Demográficos | endereço, segmento, porte |
Esses dados chegam à Plataforma de uma das seguintes formas, sempre por iniciativa da organização cliente:
- cadastro manual ou importação de planilha feita pela organização cliente;
- e-mails de notificação de lead enviados por portais imobiliários (por exemplo, ZAP Imóveis, Viva Real, OLX, Imovelweb, Chaves na Mão) e pelo site da organização cliente a um endereço de recebimento configurado na Plataforma;
- formulários de anúncios da Meta (Facebook e Instagram Lead Ads) de páginas que a organização cliente conectou à Plataforma (ver seção 4).
Como a organização cliente é a controladora desses dados, o titular deve contatar primeiro a organização cliente para exercer seus direitos. A Axcen pode auxiliar, na qualidade de operadora.
3.3. Quando você visita o site ou interage com nossos canais
- Dados que você nos envia voluntariamente (formulário de contato, e-mail, WhatsApp);
- Dados técnicos de navegação (cookies, IP, páginas visitadas) — ver seção 11.
4. Dados recebidos da Meta (Facebook e Instagram)
Quando um administrador de uma organização cliente conecta uma Página do Facebook à Plataforma, a Axcen CRM passa a receber, por meio das APIs da Meta, os leads gerados pelos formulários de anúncios (Lead Ads) dessa Página.
- Dados recebidos: as respostas que o próprio lead preencheu no formulário (normalmente nome, telefone e e-mail, e as perguntas definidas pela organização cliente), a data de envio e a identificação do anúncio, da campanha e do formulário de origem.
- Uso: exclusivamente para registrar o lead na conta da organização cliente, distribuí-lo ao corretor ou à equipe responsável e permitir o atendimento. A Axcen não usa esses dados para fins próprios, não os vende e não os combina com dados de outras organizações clientes.
- Acesso: as autorizações concedidas pela Meta ficam armazenadas de forma criptografada e são usadas apenas para buscar os leads das Páginas conectadas.
- Desconexão: a organização cliente pode desconectar a Página a qualquer momento, na Plataforma ou nas configurações da Meta (Configurações e privacidade → Integrações comerciais). Após a desconexão, nenhum novo dado é recebido.
- Retenção e exclusão: seguem as seções 8 e 10 desta Política.
O uso de dados recebidos das APIs da Meta observa os Termos da Plataforma da Meta.
5. Bases legais
Os dados são tratados com fundamento nas seguintes bases legais previstas no art. 7º da LGPD:
| Atividade de tratamento | Base legal |
|---|---|
| Criação e operação de contas de usuários da Plataforma | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Autenticação, segurança e prevenção a fraudes | Legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Auditoria interna e registros de uso da Plataforma | Cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II) e legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Comunicações operacionais (notificações de sistema, alertas de segurança, faturas) | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Comunicações comerciais e de marketing direto | Consentimento (art. 7º, I) — revogável a qualquer momento |
| Cookies não essenciais | Consentimento (art. 7º, I) |
| Cumprimento de obrigações fiscais e contábeis | Cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II) |
| Defesa em processos judiciais e administrativos | Exercício regular de direitos (art. 7º, VI) |
Para os dados tratados como operadora (seção 2.2), a base legal é definida pela organização cliente, na qualidade de controladora.
6. Finalidades do tratamento
- Prestar o serviço contratado — criar contas, autenticar usuários, receber e distribuir leads, salvar e consultar registros do CRM, processar pagamentos;
- Garantir segurança — detectar acessos suspeitos, prevenir fraudes, manter a integridade do sistema;
- Cumprir obrigações legais e regulatórias — emitir notas fiscais, atender requisições de autoridades, manter trilhas de auditoria;
- Comunicar-se com você — avisos operacionais, respostas a solicitações de suporte, faturas;
- Aprimorar a Plataforma — análise de uso agregado e anonimizado;
- Marketing direto (apenas com consentimento) — conteúdo educacional, novidades e ofertas.
A Axcen não vende dados pessoais a terceiros e não realiza decisões automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente os titulares.
7. Compartilhamento com terceiros (subprocessadores)
Para operar a Plataforma, a Axcen utiliza fornecedores de tecnologia que processam dados pessoais sob suas instruções:
| Subprocessador | Função | Localização |
|---|---|---|
| Supabase (Supabase Inc.) | Banco de dados, autenticação, armazenamento de arquivos | Brasil (São Paulo) |
| Vercel (Vercel Inc.) | Hospedagem da aplicação web e do site | Estados Unidos (com servidores globais) |
| Cloudflare (Cloudflare, Inc.) | Recebimento dos e-mails de notificação de leads enviados por portais e sites | Estados Unidos (com servidores globais) |
| Resend (Resend Inc.) | Envio de e-mails transacionais | Estados Unidos |
| Anthropic (Anthropic, PBC) | Leitura automatizada de e-mails de lead em formato não padronizado, apenas para extrair os campos do lead | Estados Unidos |
| Meta (Meta Platforms, Inc.) | Recebimento de leads de formulários de anúncios (Lead Ads) das Páginas conectadas pela organização cliente; envio de mensagens pelo WhatsApp Business, somente quando esse módulo é ativado pela organização cliente | Estados Unidos |
Subprocessadores previstos, que podem ser adicionados com notificação prévia: Sentry (diagnóstico de erros, EUA), PostHog (análise agregada de uso, EUA/UE) e Asaas (cobranças, Brasil).
7.1. Transferência internacional de dados
Parte dos subprocessadores está localizada nos Estados Unidos. Essa transferência é fundamentada no art. 33, II e IX da LGPD, com contratos que incluem garantias equivalentes às da LGPD. O principal repositório de dados (Supabase) opera em região brasileira.
7.2. Compartilhamento com autoridades
A Axcen pode compartilhar dados com autoridades públicas, judiciais ou administrativas mediante requisição formal fundamentada, conforme a legislação aplicável.
7.3. Atualização da lista de subprocessadores
Mudanças materiais na lista serão notificadas aos clientes com antecedência mínima de 30 dias, com direito de objeção.
8. Tempo de retenção
| Categoria | Prazo |
|---|---|
| Dados de usuários ativos e dados das organizações clientes (inclusive leads) | Enquanto a conta estiver ativa, ou até a organização cliente excluí-los |
| Dados após cancelamento do plano | Até 30 dias em backup criptografado, para portabilidade e disputa contratual; depois, exclusão definitiva |
| E-mails de notificação de lead recebidos | Até 90 dias, para conferência e correção de leitura; depois, exclusão |
| Logs de auditoria e segurança | Até 5 anos |
| Dados fiscais | Conforme a legislação tributária (geralmente 5 anos) |
| Dados de marketing (com consentimento) | Até a revogação do consentimento |
| Dados em processo judicial ou administrativo | Até o encerramento do processo |
Após esses prazos, os dados são excluídos ou anonimizados de forma irreversível.
9. Direitos do titular
Conforme o art. 18 da LGPD, você tem direito a: confirmação e acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários; portabilidade; eliminação de dados tratados com base em consentimento; informação sobre compartilhamentos; informação sobre a possibilidade de não consentir; e revogação do consentimento.
9.1. Como exercer seus direitos
Envie sua solicitação ao Encarregado, em renanmagrini@axcen.com.br, informando o direito que deseja exercer, dados que permitam confirmar sua identidade e, se aplicável, sua relação com a Axcen. Respondemos em até 15 dias (art. 19 da LGPD), sem custo, salvo solicitações manifestamente improcedentes ou excessivas.
9.2. Se seus dados foram inseridos por uma organização cliente
Se você é lead, cliente ou contato de uma imobiliária ou empresa que usa o Axcen CRM, o controlador é essa empresa. Dirija sua solicitação diretamente a ela. Se nos procurar, encaminharemos o pedido à empresa responsável e a apoiaremos tecnicamente no atendimento.
10. Exclusão de dados
Como pedir a exclusão dos seus dados
- Envie um e-mail para contato@axcen.com.br com o assunto "Exclusão de dados".
- Informe o nome, o e-mail e o telefone associados aos seus dados e, se souber, a empresa (por exemplo, a imobiliária) com quem você teve contato.
- Confirmaremos o recebimento e concluiremos a exclusão em até 15 dias, informando o resultado por e-mail. Quando os dados pertencerem a uma organização cliente, encaminharemos o pedido a ela, que é a controladora, e apoiaremos a exclusão.
Se você enviou seus dados por um formulário de anúncio no Facebook ou no Instagram, também pode remover a conexão da empresa nas configurações da sua conta Meta. Ficam ressalvados os dados de guarda obrigatória por lei (seção 8).
11. Cookies e tecnologias similares
| Tipo | Finalidade | Base legal |
|---|---|---|
| Essenciais | Manter a sessão de login, lembrar preferências, segurança | Execução de contrato — não dependem de consentimento |
| Analytics (se ativados) | Medir uso agregado para melhorar o produto | Consentimento |
Você pode gerenciar cookies nas configurações do seu navegador. Desativar cookies essenciais pode impedir o funcionamento da Plataforma.
12. Segurança da informação
- Criptografia em trânsito (TLS 1.2 ou superior) e em repouso;
- Controle de acesso por papéis e princípio do menor privilégio, com isolamento dos dados de cada organização cliente;
- Trilhas de auditoria de ações sensíveis;
- Segregação de ambientes e backups regulares criptografados;
- Revisões periódicas de código, dependências e configurações de segurança.
Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante, a Axcen comunicará a ANPD e os titulares afetados nos prazos das Resoluções CD/ANPD nº 2/2022 e nº 15/2024, e, quando atuar como operadora, avisará a organização cliente controladora sem demora injustificada.
13. Crianças e adolescentes
A Plataforma é destinada exclusivamente a uso profissional (B2B), por maiores de 18 anos. A Axcen não coleta intencionalmente dados de crianças ou adolescentes e excluirá imediatamente qualquer dado desse tipo tratado de forma inadvertida, salvo determinação legal em contrário.
14. Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD)
Se considerar que seus dados foram tratados em desconformidade com a LGPD, você pode apresentar reclamação à ANPD em gov.br/anpd. Recomendamos contatar antes o nosso Encarregado, que resolve ou esclarece a maior parte das questões diretamente.
15. Alterações desta Política
Mudanças materiais serão comunicadas com antecedência mínima de 30 dias, por e-mail ou aviso na Plataforma. Correções e esclarecimentos podem ser feitos a qualquer tempo, com a data de última atualização indicada no topo desta página.
16. Contato
Encarregado de Dados (DPO): Renan Magrini — renanmagrini@axcen.com.br
Canal institucional: contato@axcen.com.br
Endereço: Rua Guararapes, 305, 171B — Brooklin Paulista — São Paulo/SP — CEP 04561-000